Từ quy trình 3 giờ hàng tháng xuống 3-click — cách một mạng lưới đào tạo lấy lại ngày thứ Hai
Mạng lưới đào tạo 200+ nhân viên đang tốn gần cả ngày trả lương để thủ công tạo, mã hóa và gửi email phiếu lương riêng lẻ. L'inno xây Sheldon Sender. Cùng quy trình đó giờ chỉ cần ba click và hoàn thành trong dưới tám phút.
- Thời gian tiết kiệm khi phân phối phiếu lương
- 96%
- Nhân viên được phục vụ mỗi tháng
- 200+
- Thời gian phân phối toàn bộ
- <8 phút
- Lỗi thủ công từ khi ra mắt
- 0
Thách thức
[CLIENT_NAME] là mạng lưới đào tạo và coaching hoạt động tại nhiều địa điểm ở Hà Nội, với hơn 200 nhân viên từ huấn luyện viên toàn thời gian đến nhân viên hành chính bán thời gian. Mỗi tháng, quản lý HR phải đối mặt với cùng một buổi thứ Hai: cả buổi sáng bị chiếm hoàn toàn cho việc phân phối phiếu lương. Quy trình hoàn toàn thủ công. Dữ liệu lương nằm trong file Google Sheets master. Với mỗi nhân viên, quản lý HR sẽ: 1. Copy dữ liệu lương của nhân viên vào template Word 2. Xuất thành PDF 3. Đặt mật khẩu cho PDF bằng số CMND của từng nhân viên 4. Đính kèm vào email riêng gửi đến nhân viên đó 5. Gửi — và lặp lại cho nhân viên tiếp theo Với 200+ nhân viên, quy trình này chiếm gần cả ngày làm việc. Một lỗi đơn lẻ — mật khẩu sai, đính kèm sai, người nhận sai — yêu cầu tìm và gửi lại tài liệu đúng, thường dưới áp lực từ nhân viên hỏi phiếu lương của họ ở đâu. Không có nhật ký kiểm toán, không có xác nhận giao nhận, và không có cách nào biết nhân viên đã nhận phiếu lương của mình hay chưa trừ khi họ trả lời để xác nhận. Quản lý HR đã nêu vấn đề này nhiều lần, nhưng không có phần mềm lương nào hỗ trợ kết hợp định dạng phiếu lương Việt Nam, bảo vệ mật khẩu với khóa CMND cá nhân, và giao nhận email ở mức giá tổ chức có thể chấp nhận được.
Những gì chúng tôi xây dựng
L'inno xây dựng Sheldon Sender — ứng dụng web đặt lên quy trình Google Sheets lương hiện có, không yêu cầu thay đổi cách nhóm HR hiện đang quản lý dữ liệu lương. **Đầu vào: bảng tính hiện có.** Quản lý HR tải lên Google Sheet lương hàng tháng (hoặc xuất thành XLSX) trực tiếp vào Sheldon Sender. Hệ thống đọc tên nhân viên, địa chỉ email, số CMND (dùng làm mật khẩu PDF) và các khoản lương tự động. **Tạo PDF.** Sheldon Sender tạo PDF phiếu lương có định dạng cho mỗi nhân viên theo template cấu hình khớp với bố cục phiếu lương hiện tại của khách hàng. PDF được tạo server-side song song — tất cả 200+ tài liệu sẵn sàng trong vài giây. **Bảo vệ mật khẩu.** Mỗi PDF được mã hóa bằng mật khẩu AES 256-bit dẫn xuất từ số CMND của nhân viên — cùng quy ước nhóm HR đang áp dụng thủ công, giờ áp dụng tự động và không có lỗi. **Giao nhận email.** Hệ thống gửi từng PDF có mã hóa đến người nhận qua domain email công ty. Tiêu đề, lời chào và nội dung thư có thể cấu hình. Sheldon Sender theo dõi trạng thái giao nhận cho mỗi email và hiển thị log gửi trực tiếp. **Giao nhận kép qua Zalo.** Với nhân viên ưu tiên Zalo (ứng dụng nhắn tin hàng đầu Việt Nam), Sheldon Sender có thể đồng thời gửi tin nhắn Zalo kèm phiếu lương đính kèm qua Zalo Official Account API. **Nhật ký kiểm toán.** Mỗi sự kiện gửi được ghi nhận với timestamp, người nhận và trạng thái giao nhận. Quản lý HR có thể nhìn ngay ai đã nhận phiếu lương và ai chưa — không cần đợi trả lời. Sheldon Sender hiện là sản phẩm SaaS độc lập cho bất kỳ doanh nghiệp Việt Nam nào gặp vấn đề tương tự.
Kết quả
Lần chạy lương tự động hoàn toàn đầu tiên hoàn thành trong dưới tám phút. Quản lý HR dành buổi thứ Hai đó để làm công việc HR thực sự lần đầu tiên trong nhiều năm. Sự cải thiện không chỉ là tiết kiệm thời gian. Quy trình thủ công mang rủi ro thực sự: PDF lưu nhầm, mật khẩu sai, email gửi nhầm — bất kỳ điều nào trong số này có thể tiết lộ dữ liệu lương của một nhân viên đến người khác. Với Sheldon Sender, mỗi PDF được tạo và gửi đến theo chương trình từ cùng một nguồn sự thật, loại bỏ loại lỗi đến từ copy-paste. Nhật ký kiểm toán đặc biệt được nhóm tài chính đánh giá cao, họ giờ có thể xác nhận giao nhận như một phần của việc đóng lương hàng tháng thay vì dựa vào trí nhớ của quản lý HR về ai đã trả lời xác nhận. Sheldon Sender đã được các khách hàng bổ sung sử dụng với cùng vấn đề. Nền tảng hiện xử lý phiếu lương cho nhiều tổ chức trên khắp Việt Nam mỗi tháng.
Công nghệ sử dụng
Next.js (frontend + server actions), Node.js (tạo PDF với pdf-lib), mã hóa AES 256-bit, Google Sheets API, Resend (giao nhận email), Zalo Official Account API, PostgreSQL (nhật ký kiểm toán), triển khai trên Vercel.
“[QUOTE — đang chờ phê duyệt khách hàng để xuất bản]”
Dịch vụ & sản phẩm liên quan
Bạn có thách thức tương tự?
Hãy cho chúng tôi biết điều gì đang cản trở bạn. Chúng tôi phản hồi trong vòng 24 giờ làm việc.
Tự động hóa quy trình lương của bạn